Expediente Interno: El Soporte Jurídico que toda empresa debe mantener al día

El expediente es de suma importancia para cualquier empresa o centro de trabajo, ya que en él se concentra la información más relevante de sus colaboradores. Estos documentos abarcan desde aspectos personales hasta competencias laborales y beneficios. Es un mecanismo de control que permite mayor organización, comunicación y confianza, con base en la historia personal y laboral del trabajador. Debe integrarse desde el inicio de la relación laboral y mantenerse hasta su finalización.

¿Qué se considera que debe llevar un expediente laboral?

• Contrato laboral de trabajo. Este debe estar firmado por el apoderado de la empresa o patrón y por el trabajador.

• Datos personales, comprobantes y cualquier documentación que la ley pudiera solicitar.

• Copias de identificación oficial, CURP, RFC, NSS y el alta ante el IMSS.

• Currículum vitae y documentos que avalen los estudios, en caso de que la empresa lo requiera.

• Recibos de nómina, horarios, listas de asistencia y cualquier ajuste salarial.

• Constancias de capacitación, evaluaciones, amonestaciones y reconocimientos.

• Avisos al IMSS, incapacidades, licencias y permisos; en su caso, también se incluye la constancia de antigüedad y, cuando llegue el momento, la baja y el finiquito.

  
  

Si el expediente no existe, es decir, si no se cuenta con contratos ni recibos, cualquier reclamo del trabajador sería casi irrefutable, ya que la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 804, establece que:

El patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable;

II. Listas de raya o nómina del personal, cuando se lleven en el centro de trabajo, o recibos de pago de salarios;

III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones y aguinaldo, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y

V. Los demás que señalen las leyes.

En caso de que se requiera acudir a conciliación con un trabajador o enfrentar un juicio, no se contaría con las pruebas necesarias ni con argumentos a favor. De igual forma, si un inspector de la STPS solicita contratos, evidencias de capacitación o comprobantes de seguridad social y no se tienen, muy probablemente se recibirá una sanción.

El Seguro Social también se rige por la ley y exige soportes documentales: movimientos afiliatorios sin respaldo, salarios distintos o incapacidades mal documentadas pueden generar problemas legales.

El expediente laboral puede considerarse como la memoria viva de cada trabajador que labora en una empresa, ya que en él se resguardan todos los documentos anteriormente mencionados. A través de estos, se refleja cómo el colaborador inició, creció y terminó su relación laboral. El patrón y la empresa deben considerarlo como un medio de protección ante las autoridades, ya que el IMSS, SAT, STPS y otras instancias pueden realizar revisiones, y la falta de documentación puede exponer a la empresa a multas, sanciones o demandas.

Tener todo esto en orden es apostar por una gestión responsable, profesional y segura, donde cada documento sostiene la calma, la seguridad y la estabilidad de toda la organización.

Autora: Karime Inda