En el presente contenido procedemos a hablar de las actas administrativas en el trabajo, que son unas herramientas utilizadas en el área laboral para asentar conductas indebidas por parte del trabajador.
Por: Denisse Lopez Beltrán.
¿Qué es un acta administrativa?
Es una de las maneras que tiene el empleador de sancionar a su colaborador en caso de que este haya violado alguna normativa previamente establecida. Se podría describir como un aviso de o falta leve mediante la cual una empresa le advierte a sus empleados sobre un posible despido.
Se trata de un documento redactado por la empresa, que tiene como objetivo informarle a alguno de los colaboradores de una falta o infracción de manera oficial, es el modo que la empresa podría justificar un despido, en caso de que la persona amonestada decida demandar por despido injustificado en el futuro, Las empresas acuden a esta herramienta para sancionar, de manera oficial, una mala práctica por parte de sus colaboradores.
Sirven para:
Justificar los motivos de sanción hacia el trabajador frente a las juntas de conciliación y arbitraje, esta entidad tiene como función garantizar que tanto colaboradores como empresas respetan la ley, que existe una relación armoniosa entre ambas partes y que hay transparencia y seguridad jurídica en la resolución de conflictos laborales.
Señalar cualquier infracción o falta cometida por el colaborador que difiera del reglamento de códigos internos de conducta de la compañía dejando evidencia de la misma.
Detallar todos los hechos ocurridos y el contexto de los mismos, como la fecha, hora y los testigos que presenciaron la falta, en caso de que lo haya.
Establecer cualquier sanción preventiva en caso necesario, teniendo en cuenta el reglamento interno de la empresa. Asimismo, también determinara si la falta es lo suficientemente grave como para dar por terminada la relación laboral sin responsabilidad para la entidad contratante.
¿Qué debe contener?
Las actas administrativas deberán contener toda aquella información necesaria que detalle la falta especifica cometida por la persona o las personas involucradas, estas deberán incluir:
Lugar, fecha, hora y cargo de todas las personas mencionadas en la misma o que estén involucradas en el conflicto.
Descripción de los hechos en detalle, incluyendo toda aquella regulación que haya sido violada, ya sea parte del reglamento interno o que quede recogida en cualquier estipulación de la LFT.
Incluir un apartado en el que la persona que comete la falta tenga la oportunidad de explicar su versión de los hechos.
Firmas de todas las personas involucradas o que hayan sido testigos de los hechos descritos en el acta.
¿Te pueden despedir por tener un acta administrativa?
La carta administrativa no supone un despido inmediato, más bien actúa como un aviso y aunque no tenga efecto inmediato puede ser utilizada como causa de terminación de la relación laboral, la empresa tiene 30 días para prescindir de un colaborador tras haberle otorgado el acta.
Es importante mencionar que acumular cierto número de actas administrativas puede ser factor de rescisión n de contrato.
Antes de levantar un acta administrativa se debe revisar si los hechos cometidos por el trabajador quebrantan las siguientes disposiciones legales:
Artículo 47 de la ley federal del trabajo (causas de rescisión sin responsabilidad para el patrón)
Artículo 134 de la ley federal del trabajo (obligaciones de los trabajadores)
Artículo 135 de la ley federal del trabajo (prohibiciones de los trabajadores)
Contrato colectivo o individual de trabajo
Reglamentos internos de trabajo
Códigos de conducta.
De lo anterior se desprende que las Causas principales para redactar un acta administrativa son:
Ausentismo laboral durante varios días o incumplimiento del horario establecido entre ambas partes, sin ningún tipo de aviso previo.
Faltas de higiene personal o acciones que afecten a la salud pública o la seguridad de las instalaciones.
Faltas de respeto o acoso sexual hacia cualquier persona de la empresa.
Actos violentos o indecorosos como resultado del consumo de drogas o alcohol en el entorno laboral.
Uso irresponsable o causa de daños injustificado o cualquier recurso que posea la empresa.
Acoso virtual a cualquier persona con la que se trabaje, así como cualquier delito digital que cause daños al material intelectual de la empresa, sus clientes o afiliados, trabajadores o junta directiva.
Posibles Sanciones:
El acta administrativa no significa que existirá una sanción, pero algunas sanciones que el empleado puede experimentar son:
Suspensión de actividades de no más de 8 días;
Deducciones de salario.
Despido definitivo.
Valor de un acta administrativa:
Las actas administrativas alcanzan un ‘’valor probatorio’’ o su ‘’perfeccionamiento’’, es decir, alcanzan un valor jurídico, cuando son ratificadas por quienes las suscriben. Con eso se da oportunidad a la contraparte de repreguntar a los firmantes y solo así se alcanza su pleno valor probatorio, esto quiere decir que, si se ofrece el acta administrativa como un documento probatorio de la rescisión de contrato de un trabajador, su contenido debe ser ratificado ante un tribunal federal de conciliación y arbitraje.
Las actas administrativas laborales son una herramienta tanto para proteger la empresa como a sus colaboradores, ya que ofrecerán todas las versiones de una historia, incluyendo las de sus testigos, y facilitarán la resolución de problemas a largo plazo que puedan resultar en un ambiente laboral incomodo o poco productivo.